Close
Social profiles

Ewidencja przebiegu pojazdu – co powinna zawierać? Przykład i Wzór


Podczas prowadzenia własnej działalności wielu przedsiębiorców decyduje się na wykorzystywanie samochodów osobowych. Warto wiedzieć, że można do tego wykorzystać własny, prywatny samochód przedsiębiorcy. Jednakże decydując się na takie rozwiązanie należy wiedzieć, że koszty ulegają limitowaniu przez kwotę, która wynika z ewidencji przebiegu pojazdu. 

Kilometrówka – co to takiego?

Najłatwiej jest powiedzieć, że kilometrówka jest formalnym spisem kilometrów. W ustawie kilometrówkę określa się sformułowaniem ewidencja przebiegu pojazdu. Prowadząc ewidencję przebiegu pojazdu można ustalić jaki dystans przebył pojazd. Istotne jest to, aby w ewidencji przebiegu pojazdu uwzględniać jedynie przebieg pojazdu w kilometrach. 

Kiedy musi być prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu?

Istnieją dwie sytuacje, w których obowiązkowo musi być prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu:

  • musi ją prowadzić podatnik, który decyduje się na używanie samochodu osobowego, który nie widnieje w środkach trwałych przedsiębiorstwa; tylko dzięki prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu możliwe jest ustalenie rzeczywistego przebiegu pojazdu;
  • musi ją prowadzić przedsiębiorca, który mimo wprowadzenia samochodu w środki trwałe przedsiębiorstwa, ma zamiar skorzystać z pełnego odliczenia VAT.

Co musi zawierać ewidencja przebiegu pojazdu?

 To jakie elementy powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu 2019 zostało ustalone i wskazane w art. 86a ust. 7 ustawy o podatku od towarów i usług. Sporządzając ewidencję przebiegu pojazdu należy uwzględnić w niej następujące elementy:

  • imię i nazwisko oraz adres osoby, która korzysta z pojazdu;
  • numer rejestracyjny pojazdu, którego dotyczy prowadzona ewidencja;
  • dzień kiedy rozpoczęto oraz dzień kiedy zakończono sporządzanie ewidencji przebiegu danego pojazdu;
  • należy spisać stan licznika pojazdu samochodowego na początku, w momencie rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec poszczególnych okresów rozliczeniowych, jak również koniec sporządzania ewidencji;
  • należy umieszczać każdy sposób wykorzystania samochodu: kolejny numer, dane osoby kierującej pojazdem, data skorzystania z pojazdu, cel podróży, wskazanie przebiegu trasy, czyli określenie skąd-dokąd jechano, wskazać dokładną liczbę przejechanych kilometrów;
  • musi być wskazana stawka z 1 km przebiegu;
  • należy przemnożyć przejechane kilometry przez stawkę za 1 km i podać kwotę wynikającą z tego działania;
  • na końcu musi się znaleźć podpis podatnika oraz jego dokładne dane.

Bardzo ważne jest, aby ewidencja przebiegu pojazdu była prowadzona w sposób systematyczny i rzetelny. Najlepiej jeśli pracownicy będą ją uzupełniali bezpośrednio po każdym wyjeździe. Ponadto ewidencja powinna być sporządzana przez osobę, która rzeczywiście użytkowała pojazd. Wzór ewidencji przebiegu pojazdu dostępny jest do pobrania w formacie pdf oraz docx z naszej strony.

W jaki sposób działa kilometrówka?

Dzięki temu, że w przedsiębiorstwie prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu można ustalić maksymalną kwotę wydatków podlegającą odliczeniu. Dla lepszego zobrazowania można powiedzieć, że podatnik na podstawie prowadzonej ewidencji ustala ile przejechano służbowo kilometrów, a następnie te kilometry mnożone są przez stawkę za km. Stawka za kilometr uzależniona jest przede wszystkim od pojemności silnika pojazdu. Przedziały te i sposoby dokonywania zwrotów kosztów samochodów, motocykli, czy motorowerów używanych do celów służbowych, które nie są własnością pracodawcy ustalane są przez Rozporządzenie Ministra Infrastruktury.

Stawki za kilometr 2019 w przypadku samochodów osobowych wyglądają następująco:

  • dla samochodów o pojemności skokowej silnika nie przekraczającej 900 cm3 – 0,5214 zł;
  • dla samochodów o pojemności skokowej silnika przekraczającej 900 cm3 – 0,8358 zł.

W przypadku motocykli stawka za km wynosi 0,2302 zł, a w przypadku motoroweru 0,1382 zł. 

Niestety sama kilometrówka nie może stanowić podstawy ustalania i udowodnienia kosztów. Wszystkie poniesione koszty muszą być w odpowiedni sposób udokumentowane. Przykładem takiego dokumentu jest np. faktura. 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *