Oficjalny mail – jak napisać? Wzór

Mając pracę biurową, bądź, będąc studentem, często piszemy wiadomości e-mail. Niestety najczęściej są one napisane z licznymi błędami. Niemniej jednak umiejętność pisania poprawnych wiadomości jest pożądana, dlatego też powinny być one napisane zgodnie z zasadami pisowni oraz etyki językowej. Zatem jak napisać oficjalnego maila?

Oficjalny mail – co to jest?

Oficjalnym mailem posługujemy się głównie podczas pracy biurowej, gdzie posiadamy służbowy adres e-mail i wymieniamy się wiadomościami z kolegami z pracy, przełożonymi, klientami czy po prostu potencjalnymi kandydatami do pracy (w przypadku HR) bądź kontaktujemy się z własnymi wykładowcami. Niemniej jednak powoduje to, że warto znać zasady prowadzenia służbowej korespondencji. Dlaczego? Ponieważ odpowiednio skonstruowana wiadomość jest kluczem do skutecznej komunikacji między każdym szczeblem w firmie, jak również na zewnątrz. Warto podkreślić, że oficjalny mail wysłany nie tylko w kontaktach zawodowych, ale również skierowany do na przykład opiekuna roku akademickiego czy dziekanatu jest bardzo ważny. Świadczy on bowiem o wartościach, które reprezentujemy.

W jakim celu piszę się oficjalne maile?

Oficjalne maile piszemy w celach zawodowych bądź w sprawach, które mają dla nas ogromne znaczenie. Warto więc pamiętać, aby adres e-mail, z którego wysyłamy formalną wiadomość był poważny. Oznacza to, że adres nie powinien zawierać żadnych nicków bądź ksywek. Standardowo powinien się składać z imienia i nazwiska. Dzięki temu nie zostaniemy odebrani jako osoby wulgarne, infantylne oraz przede wszystkim odbiorca będzie nas traktował poważnie i z szacunkiem. Skoro piszemy oficjalnego maila, to musi być i oficjalny adres e-mail.

Jakie elementy powinny znaleźć się w oficjalnym mailu?

Formalna wiadomość rządzi się własnymi prawami. Oznacza to, że muszą się w niej znaleźć odpowiednie elementy. Przede wszystkim w takiej wiadomości musi znaleźć się:

• Tytuł – powinien być streszczeniem naszej wiadomości,
• Przywitanie – jest to ważny element wiadomości, który świadczy o tym, że zwracamy się do adresata z należytym szacunkiem. Unikajmy określenia „witam” – niektóre osoby mogą nas wówczas negatywnie odebrać, ponieważ wskazuje na wyższość nadawcy. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem będzie użycie zwrotu „Dzień Dobry”, „Szanowna Pani”, „Szanowny Panie”, „Szanowni Państwo”.
• Przekazanie wiadomości – wiadomość powinna być krótka i na temat, jasna, klarowna i wolna od błędów ortograficznym i interpunkcyjnych. Pamiętajmy, że jest pisząc formalną wiadomość powinniśmy ograniczyć potoczne słownictwo.
• Zakończenie – oczywiście powinno być logiczne i spójne z treścią. Oznacza to, że jeśli rozpoczynamy wiadomość od słów „Szanowni Państwo”, wówczas najlepiej zakończyć maila zwrotem „Z wyrazami szacunku” bądź „Z poważeniem”. Wiadomość możemy zakończyć również także samym imieniem i nazwiskiem. Nie używajmy zwrotu „Pozdrawiam”.
• Pożegnanie – odpowiednia będzie tutaj elektroniczna wizytówka firmy. Jeśli wysyłamy wiadomość prywatną, wówczas samo imię i nazwisko będzie odpowiednie.

Zobacz także: Jak napisać mail do wykładowcy?

Jak zatytułować / zacząć oficjalnego maila?

Pytanie, jak zacząć oficjalnego maila nie jest wcale takie trudne. Pamiętajmy, aby tytuł jasny i zrozumiały dla wszystkich. Oznacza to, że tytuł będzie streszczeniem naszej wiadomości, a jego treść pozwoli na domyślenie się odbiorcy, w jakim temacie napisaliśmy do niego. Później następuje formalny zwrot do odbiorcy wiadomości i opisanie krótko sytuacji. E-mail powinien też zawierać krótkie i konkretne zdania, bez ogólników. Wiadomość ma być po prostu na dany temat.

Jak zakończyć oficjalnego maila?

Jak zakończyć oficjalnego maila? To proste, musimy się bowiem kierować zasadami analogicznymi jak podczas rozpoczęcia pisania wiadomości. Pamiętajmy, aby nie stosować zwrotów na koniec takich jak  „Pozdrawiam”, „Cześć”, „Do usłyszenia”. Są to bowiem zwroty, które nie wyglądają dobrze w formalnej wiadomości i burzą jej całą oficjalność.

Oficjalny mail – wzór

Oficjalny mail wzór pozwala nam bowiem ustrzec się od typowych błędów w takim rodzaju wiadomości. Mając gotowy wzór, możemy się nim posiłkować podczas pisania maila, dzięki czemu zachowamy odpowiednią strukturę, a więc: początek (czyli bezpośredni zwrot do adresata), część główną z treścią oraz zakończenie.

Jak napisać oficjalnego maila? Przykłady

Szanowni Państwo,

Z przyjemnością informujemy, że w dniu [data] zostanie zorganizowane [nazwa wydarzenia lub spotkania]. Wydarzenie odbędzie się o godzinie [godzina] w [miejsce].

W załączeniu przesyłamy szczegółowy program wydarzenia oraz formularz rejestracyjny. Prosimy o wypełnienie formularza i przesłanie go na adres e-mail [adres e-mail] do [data]. Liczba miejsc jest ograniczona, dlatego prosimy o szybką rejestrację.

Serdecznie zapraszamy do udziału w naszym wydarzeniu.

Z poważaniem,
[Imię i nazwisko lub nazwa instytucji]
[Adres e-mail lub telefon kontaktowy]

Szanowna Pani Dyrektor,

W załączeniu przesyłam dokumenty, o które Pani prosiła na ostatnim spotkaniu.

Z poważaniem,
[Imię i nazwisko]

Udostępnij: