Słownik pojęć biurowych

Adresat: Odbiorca pisma. Może to być osoba fizyczna, osoba prawna (np. firma, instytucja) lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej (np. spółka cywilna).
Aneks: Dodatek do umowy, zawierający zmiany lub uzupełnienia do jej treści.
Anulowanie: Unieważnienie czegoś.
Argument: Dowód lub racja na poparcie swojego stanowiska. Argumenty mogą być merytoryczne (oparte na faktach i przepisach prawa) lub formalne (oparte na procedurach).

Certyfikat: Dokument potwierdzający autentyczność czegoś.
CV (Curriculum Vitae) – Życiorys zawodowy, który podsumowuje historię zawodową, wykształcenie, umiejętności oraz osiągnięcia zawodowe osoby poszukującej pracy.
Cesja: Zbycie wierzytelności.

Data: Dzień, miesiąc i rok sporządzenia pisma. Należy podać pełną datę, np. „16 listopada 2023 r.”.
Deklaracja: Oświadczenie woli.
Dokument: Pisemne świadectwo o jakimś zdarzeniu lub fakcie. Dołączone do pisma dokumenty powinny być opisane w wykazie załączników.

Elektroniczny podpis: Zbiór danych elektronicznych, który umożliwia identyfikację osoby składającej podpis.
E-mail: Elektroniczna poczta. Wzory pism mogą być dostępne w wersji elektronicznej, do pobrania ze strony internetowej lub wysłane e-mailem.
E-urząd: System teleinformatyczny umożliwiający załatwianie spraw urzędowych drogą elektroniczną.

Faktura: Dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży towaru lub usługi.
Formularz: Druk z pustymi polami przeznaczonymi do wypełnienia. Formularze ułatwiają sporządzenie pisma, ponieważ zawierają wszystkie niezbędne informacje.

Identyfikacja: Określenie tożsamości osoby lub rzeczy.
Instrukcja: Zbiór wskazówek dotyczących sposobu wykonania czegoś.
Instytucja: Urząd, organizacja. Wzory pism mogą być przeznaczone do różnych instytucji, np. do sądów, urzędów administracji publicznej, banków, firm itp.

Kodeks: Zbiór przepisów prawnych.
Komunikat: Informacja, wiadomość. Wzory pism mogą zawierać komunikaty o zmianach przepisów prawa lub o innych ważnych wydarzeniach.
Konsultacja: Uzyskanie opinii eksperta.
Kontrakt: Umowa.
Kontrola: Sprawdzanie czegoś.

Licencja: Zezwolenie na wykonywanie określonej działalności.
List motywacyjny: Pismo dołączone do CV, w którym kandydat na stanowisko pracy opisuje swoje umiejętności i doświadczenie.

Naczelnik: Kierownik urzędu, wydziału lub innej jednostki organizacyjnej.
Nadawca: Osoba wysyłająca pismo. Należy podać swoje imię i nazwisko, adres oraz dane kontaktowe (np. numer telefonu, adres e-mail).
Nagłówek: Pierwsza linia pisma zawierająca jego tytuł.
Negocjacje: Rozmowy prowadzone w celu osiągnięcia porozumienia.
Norma: Przepis prawny lub techniczny określający wymagania dotyczące czegoś.

Odpowiedzialność: Obowiązek ponoszenia konsekwencji za swoje działania lub zaniechania.
Odwołanie: Wniosek o uchylenie decyzji administracyjnej. Odwołanie może być wniesione do organu administracji publicznej, który wydał decyzję, lub do sądu administracyjnego.
Oferta: Propozycja zawarcia umowy.
Ogłoszenie: Informacja przeznaczona do publicznej wiadomości.
Opinia: Wypowiedź na temat czegoś.
Opłata: Pieniądze pobierane za wykonanie usługi lub korzystanie z czegoś.
Organ: Jednostka organizacyjna.
Oryginał: Pierwotny dokument.
Oświadczenie: Wyrażenie woli lub wiedzy.

** paragraf (§):** Podział tekstu aktu prawnego.
Podanie: Pismo z prośbą o coś. Podanie powinno zawierać uzasadnienie prośby oraz wszystkie niezbędne informacje, np. dane osobowe, adres, numer PESEL.
Pismo: Tekst pisany, zwykle na papierze, przeznaczony do wysłania komuś. Pismo powinno być napisane starannie i czytelnie, bez błędów ortograficznych i gramatycznych.
Pismo przewodnie: Pismo towarzyszące dokumentowi.
Podpis: Własnoręczny znak osoby składającej pismo. Podpis powinien być czytelny i zgodny z podpisem na dowodzie osobistym.
Podstawa prawna: Przepis prawny, na którym opiera się pismo.
Podsumowanie: Zwięzłe przedstawienie najważniejszych informacji.
Poufne: Informacja przeznaczona tylko dla adresata. Na pismach zawierających poufne informacje należy umieścić odpowiednią adnotację, np. „Poufne – tylko do wiadomości adresata”.
Powiadomienie: Informowanie kogoś o czymś.
Pełnomocnictwo: Uprawnienie do działania w cudzym imieniu.
Procedura: Sposób postępowania w określonej sytuacji.
Prośba: Zwrot z uprzejmą należnością o coś. Prośba powinna być sformułowana jasno i precyzyjnie.
Protokół: Pisemne sprawozdanie z przebiegu posiedzenia lub innego zdarzenia.
Przesyłka: Przedmiot przeznaczony do dostarczenia adresatowi.

Rachunek: Dokument zawierający zestawienie należności i zobowiązań.
Regulamin: Zbiór przepisów określających zasady funkcjonowania czegoś.
Reklamacja: Zgłoszenie wady towaru lub usługi. Reklamacja powinna zawierać opis wady, datę zakupu towaru lub usługi oraz żądanie reklamacyjne.
Rozporządzenie: Akt normatywny wydawany przez Radę Ministrów lub inny organ władzy wykonawczej.
Rozstrzygnięcie: Decyzja.

Skarga: Pismo, w którym zgłasza się niezadowolenie z czegoś. Skarga może być skierowana do różnych instytucji, np. do rzecznika praw konsumenta, do sądu powszechnego lub do organu nadzoru nad daną instytucją.
Spis treści: Wykaz treści dokumentu wraz z numerami stron.
Strona: Karta w dokumencie.

Termin: Określony czas, do którego należy coś zrobić. Terminy prekluzyjne są terminami ostatecznymi, po których upływie nie można dokonać określonej czynności prawnej.
Tytuł: Nazwa pisma.

Urząd: Instytucja państwowa wykonująca zadania administracji publicznej.
Uzasadnienie: Wyjaśnienie, dlaczego pisze się pismo i czego się od adresata oczekuje. Uzasadnienie powinno być rzeczowe i logiczne.
Ustawa: Akt normatywny uchwalany przez Sejm.

Wniosek: Pismo, w którym zwraca się się do kogoś o coś.
Wskazówki: Informacje dotyczące sposobu wykonania czegoś.
Wypowiedzenie: Oświadczenie woli o rozwiązaniu umowy.
Wymagania: Warunki, które muszą być spełnione.
Wstęp: Wprowadzenie do tekstu pisma.
Wzór pisma: Przykładowy tekst pisma, który można wykorzystać do napisania własnego pisma

Załącznik: Dokument dołączony do pisma.
Zawiadomienie: Informowanie kogoś o czymś.
Zgoda: Wyrażenie zgody na coś.
Zobowiązanie: Obowiązek wykonania czegoś.
Zwrot grzecznościowy: Słowa wyrażające uprzejmość, np. „Szanowny Panie”, „Z poważaniem”.