Potwierdzenie zamówienia – Wzór

W relacjach handlowych między przedsiębiorcami niezwykle ważne jest zachowanie jasnych zasad współpracy i dokumentowanie każdego etapu realizacji zamówienia. Jednym z podstawowych dokumentów, który porządkuje te relacje, jest potwierdzenie zamówienia. Choć w praktyce często traktowane jest jako formalność, w rzeczywistości pełni ono kluczową funkcję – stanowi dowód przyjęcia zlecenia do realizacji i potwierdza uzgodnione warunki handlowe.

Czym jest potwierdzenie zamówienia?

Potwierdzenie zamówienia to pismo wysyłane przez dostawcę towaru lub usługodawcę do klienta, w którym informuje on o przyjęciu zamówienia do realizacji.

Dokument ten stanowi akceptację warunków zamówienia, takich jak:

• rodzaj i ilość zamówionych towarów lub usług,
• cena jednostkowa i łączna,
• termin realizacji,
• sposób dostawy i płatności.

Potwierdzenie zamówienia ma charakter oświadczenia woli – oznacza, że sprzedawca przyjmuje zlecenie klienta i zobowiązuje się do jego wykonania zgodnie z ustalonymi zasadami.

W praktyce dokument ten często drukowany jest na odwrotnej stronie zamówienia, co pozwala zachować pełną korespondencję handlową w jednym miejscu.

Kiedy wystawia się potwierdzenie zamówienia?

Potwierdzenie zamówienia wystawia się po otrzymaniu zamówienia od klienta – mailowo, telefonicznie lub w formie pisemnej.

Jest to szczególnie ważne, gdy:

• zamówienie dotyczy dużej wartości lub większej ilości towarów,
• strony nie zawierają osobnej umowy handlowej,
• potrzebne jest zabezpieczenie interesów obu stron na wypadek sporu,
• realizacja zamówienia wymaga dłuższego czasu lub indywidualnych ustaleń.

W przypadku transakcji B2B (między firmami) potwierdzenie zamówienia jest powszechnie stosowaną praktyką i często stanowi część dokumentacji księgowej oraz dowód zawarcia umowy.

Dlaczego warto stosować potwierdzenie zamówienia?

Wystawienie potwierdzenia zamówienia to nie tylko formalność – to narzędzie porządkujące współpracę i chroniące obie strony.
Dokument ten:

• minimalizuje ryzyko nieporozumień (np. dotyczących ilości towaru czy terminu realizacji),
• stanowi dowód przyjęcia oferty i rozpoczęcia realizacji,
• pozwala uniknąć nieuprawnionych roszczeń,
• ułatwia rozliczenia handlowe i księgowe,
• zwiększa profesjonalizm komunikacji biznesowej.

Co powinno zawierać potwierdzenie zamówienia?

Choć nie istnieje urzędowy wzór potwierdzenia zamówienia, w praktyce pismo to zawiera kilka stałych elementów. Oto najważniejsze z nich:

1. Miejscowość i data sporządzenia pisma.
2. Dane dostawcy (nadawcy) – nazwa firmy, adres, NIP, dane kontaktowe.
3. Dane odbiorcy (zamawiającego) – nazwa firmy lub imię i nazwisko, adres.
4. Tytuł pisma – „Potwierdzenie zamówienia”.
5. Numer i data zamówienia – ułatwiają odniesienie się do konkretnego dokumentu.
6. Informacja o przyjęciu zamówienia i terminie jego realizacji.
7. Dodatkowe informacje – np. sposób dostawy, załączona specyfikacja, warunki płatności.
8. Podpis i pieczątka osoby upoważnionej.

Jak przesłać potwierdzenie zamówienia?

Najczęściej potwierdzenie zamówienia wysyłane jest w formie elektronicznej (PDF lub DOC) jako załącznik do wiadomości e-mail. W mniejszych firmach wciąż popularna jest również forma papierowa – drukowana i podpisana, dołączana do dokumentacji lub wysyłana pocztą.

Wzór potwierdzenia zamówienia (wersja 1)

...............................................  
(miejscowość, data)

...............................................  
(nazwa firmy – dostawcy)  
...............................................  
(adres)

...............................................  
(nazwa firmy – odbiorcy)  
...............................................  
(adres)

POTWIERDZENIE ZAMÓWIENIA

Informujemy, iż Państwa zamówienie nr ........................................  
z dnia ........................................ zostanie zrealizowane.  
Przybliżony termin realizacji to ........................................ .  

O terminie odbioru lub dostawy towaru poinformujemy Państwa osobnym pismem.  

Z poważaniem,  

...............................................  
(pieczątka i podpis osoby upoważnionej)

---

Wzór potwierdzenia zamówienia (wersja 2 – rozszerzona)

...............................................  
(miejscowość, data)

...............................................  
(nazwa firmy – dostawcy)  
...............................................  
(adres)

...............................................  
(nazwa firmy – zamawiającego)  
...............................................  
(adres)

POTWIERDZENIE ZAMÓWIENIA

Szanowni Państwo,

Uprzejmie informujemy, iż Państwa zamówienie na ........................................  
(rodzaj towaru / usług) zostało przyjęte do realizacji.  
Przewidywany termin realizacji wynosi ........................................ .  

Towar zostanie dostarczony / przygotowany do odbioru w sposób ........................................  
(np. za pośrednictwem firmy kurierskiej, odbiór osobisty, transport własny).  

W załączeniu przekazujemy specyfikację zamówienia oraz warunki płatności.  
Dziękujemy za współpracę i pozostajemy do Państwa dyspozycji w przypadku pytań.  

Z poważaniem,  

...............................................  
(pieczątka i podpis)

Pliki do pobrania:

Jak przechowywać potwierdzenie zamówienia?

Potwierdzenia zamówień warto archiwizować – zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Dokument ten może być przydatny w przypadku sporów dotyczących jakości towaru, terminów dostawy lub ustalonych cen. W firmach handlowych i produkcyjnych stanowi także ważny element dokumentacji kontrolnej oraz księgowej.

Udostępnij: