Jak napisać zapytanie ofertowe?

Zapytanie ofertowe to dokument, który jest niezbędny w przypadku, gdy chcemy zakupić produkty lub usługi od dostawców. Zanim jednak wyślemy zapytanie ofertowe, warto poznać kilka podstawowych zasad i przykłady, aby uniknąć błędów i otrzymać jak najlepsze oferty.

Czym jest zapytanie ofertowe?

Zapytanie ofertowe to dokument, który zawiera informacje o potrzebach klienta i stanowi prośbę o przesłanie oferty handlowej. Dokument ten zwykle zawiera informacje dotyczące ilości, specyfikacji, terminów dostawy i warunków płatności za produkty lub usługi. Celem zapytania ofertowego jest porównanie ofert różnych dostawców i wybór najlepszej oferty dla klienta.

W jakim celu sporządza się zapytanie ofertowe?

Celem sporządzenia zapytania ofertowego jest uzyskanie oferty handlowej od dostawców w celu porównania cen, warunków dostawy oraz innych warunków handlowych, aby wybrać najlepszą ofertę dla klienta. Zapytanie ofertowe jest często stosowane przy zakupie dużych ilości produktów lub przy realizacji dużych projektów, gdzie istotne jest znalezienie najlepszych warunków handlowych. Dzięki zapytaniu ofertowemu, klient ma możliwość porównania ofert różnych dostawców i wyboru najlepszej opcji dla swoich potrzeb.

Zobacz także: Propozycja nawiązania współpracy – wzór

Określenie potrzeb

Przede wszystkim, należy dokładnie określić swoje potrzeby i oczekiwania. W zapytaniu ofertowym powinny znaleźć się informacje dotyczące ilości potrzebnych produktów lub usług, ich specyfikacji technicznej, terminów dostawy czy też warunków płatności.

Przygotowanie wzoru zapytania ofertowego

Kolejnym krokiem jest przygotowanie wzoru zapytania ofertowego. W internecie można znaleźć wiele gotowych wzorów, jednak najlepszym rozwiązaniem będzie stworzenie własnego, dostosowanego do indywidualnych potrzeb. Przykład dokumentu znajdziesz poniżej:

1. Nazwa i adres firmy
2. Nazwa i opis produktów lub usług
3. Ilość potrzebnych produktów lub usług
4. Specyfikacja techniczna
5. Termin dostawy
6. Warunki płatności
7. Kontakt do osoby odpowiedzialnej za zapytanie ofertowe

Co powinno zawierać zapytanie ofertowe?

Ponadto, warto pamiętać o kilku innych ważnych elementach, które powinno zawierać zapytanie ofertowe:

• Warunki udzielenia zamówienia: powinniśmy określić, jakie warunki musi spełnić dostawca, aby móc udzielić nam zamówienia.
• Termin składania ofert: powinniśmy podać termin, do kiedy dostawcy mogą składać oferty.
• Informacje dotyczące sposobu składania ofert: powinniśmy podać, czy oferty mogą być składane w formie elektronicznej, czy też w formie papierowej oraz dokładne wskazanie adresu e-mail lub adresu pocztowego.
• Informacje dotyczące kryteriów oceny ofert: powinniśmy podać, na jakie kryteria będziemy oceniać oferty, np. cena, termin dostawy, jakość produktów.
• Informacje dotyczące wymagań dotyczących dokumentów: powinniśmy podać, jakie dokumenty dostawca musi dołączyć do oferty, np. referencje, certyfikaty jakości.
• Informacje dotyczące wymagań finansowych: powinniśmy podać, jakie wymagania finansowe stawiamy dostawcy, np. gwarancje bankowe, ubezpieczenie.
• Informacje dotyczące rozstrzygania ofert: powinniśmy podać, jakie kryteria będą decydować o wyborze oferty, np. cena, termin dostawy, jakość produktów.
• Informacje dotyczące umowy: powinniśmy podać, jakie warunki będą zawarte w umowie, np. termin płatności, warunki rezygnacji z zamówienia.

Pamiętajmy, że zapytanie ofertowe to pierwszy krok do zawarcia umowy z dostawcą, dlatego ważne jest, aby było ono przygotowane starannie i rzetelnie. Dzięki temu, będziemy mogli wybrać najlepszą ofertę, która spełni wszystkie nasze potrzeby i oczekiwania.

Wybór dostawców

Przed rozpoczęciem poszukiwania dostawców, należy dokładnie określić potrzeby i wymagania dotyczące produktów lub usług, które są potrzebne. Należy przeprowadzić research i znaleźć potencjalnych dostawców, którzy mogą spełnić potrzeby i wymagania. Następnie należy wybrać dostawców, do których będziemy wysyłać zapytanie ofertowe. Możemy to zrobić na kilka sposobów:

• poprzez wyszukanie w internecie,
• poprzez polecenie od znajomych,
• poprzez udział w targach branżowych.

Zasady wysyłki zapytania ofertowego

Przed wysłaniem zapytania ofertowego, należy dokładnie przeprowadzić research i wybrać odpowiednich potencjalnych dostawców, którzy spełniają wymagania i kryteria dotyczące produktów lub usług. Kiedy już mamy gotowy dokument i wybranych dostawców, możemy przystąpić do wysyłki zapytania ofertowego. Pamiętajmy o kilku ważnych zasadach:

• Zawsze wysyłajmy zapytanie ofertowe w formie elektronicznej, np. przez e-mail.
• Dokładnie sprawdźmy adresy e-mail dostawców, aby uniknąć błędów przy wysyłce.
• W treści e-maila warto podać krótki opis firmy oraz cel zapytania ofertowego.
• Nie zapomnijmy o załączeniu dokumentu z zapytaniem ofertowym.

Otrzymanie ofert i ich analiza

Po wysłaniu zapytania ofertowego, będziemy otrzymywać odpowiedzi od dostawców. Należy dokładnie przeanalizować otrzymane oferty, porównać ceny, terminy dostawy, warunki płatności oraz jakość produktów lub usług. Dopiero po dokładnej analizie będziemy mogli wybrać najlepszą ofertę i podpisać umowę z dostawcą.

Zobacz także: Co to jest notatka służbowa? 

Jakie są typowe błędy w zapytaniach ofertowych?

Typowe błędy w zapytaniach ofertowych to między innymi:

1. Brak dokładnych danych na temat specyfikacji produktu lub usługi, co utrudnia potencjalną wycenę.
2. Brak jasno określonych terminów i warunków dostawy.
3. Brak informacji o wymaganych certyfikatach lub specyfikacjach technicznych.
4. Brak informacji o wymaganych dokumentach lub procedurach związanych z zamówieniem.
5. Niejasne lub nieprecyzyjne opisy produktów lub usług.
6. Brak informacji o wymaganiach dotyczących gwarancji lub serwisu.
7. Brak informacji o wymaganiach dotyczących płatności.
8. Brak danych kontaktowych.

Przykłady zapytań ofertowych

Wzór zapytania ofertowego dotyczącego zakupu maszyn produkcyjnych:

Nazwa firmy: XYZ
Opis produktów: Maszyna do produkcji plastikowych kubków, maszyna do produkcji plastikowych talerzy
Ilość: 2 sztuki maszyny do produkcji kubków, 3 sztuki maszyny do produkcji talerzy
Specyfikacja techniczna: Maszyny muszą spełniać normy CE, muszą być wyposażone w automatyczne systemy kontroli jakości
Termin dostawy: 30 dni od podpisania umowy
Warunki płatności: 30% zaliczki przy podpisaniu umowy, pozostała kwota przy odbiorze maszyn
Kontakt do osoby odpowiedzialnej za zapytanie ofertowe: Jan Kowalski, e-mail: jan.kowalski@xyz.pl, tel: 123-456-789

Przykład zapytania ofertowego dotyczącego zakupu usług transportowych:

Nazwa firmy: ABC
Opis usług: Transport paczek i palet z miasta A do miasta B
Ilość: Miesięcznie około 50 paczek i 10 palet
Specyfikacja techniczna: Transport musi odbywać się w przeciągu 24 godzin od odebrania przesyłki, musi być zapewniony monitoring GPS
Termin dostawy: Cały rok
Warunki płatności: Płatność za usługi transportowe na podstawie faktury
Kontakt do osoby odpowiedzialnej za zapytanie ofertowe: Anna Nowak, e-mail: anna.nowak@xyz.pl, tel: 1234-567-890

Podsumowanie

Podsumowując, zapytanie ofertowe to ważny dokument, który pozwala na zakup produktów lub usług od dostawców w najlepszych cenach i warunkach. Aby napisać skuteczne zapytanie ofertowe, należy dokładnie określić swoje potrzeby, przygotować wzór dokumentu, wybrać odpowiednich dostawców, wysłać zapytanie ofertowe zgodnie z zasadami oraz dokładnie przeanalizować otrzymane oferty.

Udostępnij: