Notatka służbowa – co to jest i jak ją napisać?
Spis treści:
Choć Kodeks pracy nie wyznacza jednoznacznej definicji notatki służbowej, to zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego mogą ją sporządzać zarówno pracodawcy, jak i pracownicy. To jeden z najczęściej stosowanych w komunikacji wewnętrznej firmy lub instytucji dokumentów.
Co to jest notatka służbowa?
Według definicji, „notatka służbowa to formalny dokument służący do wewnętrznej komunikacji w przedsiębiorstwach. Jej główny cel to przekazywanie istotnych informacji między pracownikami lub poszczególnymi oddziałami danej organizacji”. Taki dokument jest przygotowywany przez pracodawcę lub pracownika. Znajdują się w nim informacje dotyczące konkretnego zdarzenia. Może on przybierać formę sprawozdania ze spotkania bądź zawiadomienia o postanowieniach. Notatkę służbową wykorzystują nie tylko firmy, ale także różnego rodzaju urzędy i instytucje.
Jak sporządzić notatkę służbową?
W prawie pracy nie znajdziemy dokładnych reguł na temat tego, jak napisać notatkę służbową. Niektóre przedsiębiorstwa określają zasady dotyczące formalnych dokumentów we własnych, wewnętrznych regulaminach. Musimy pamiętać, że notatka służbowa to przede wszystkim forma krótka i zwięzła, której zadaniem jest przekazanie konkretnej treści, bez podziału na wstęp, rozwinięcie i zakończenie. Twórcy tego dokumentu powinni zawrzeć w nim:
- datę i miejsce sporządzenia,
- imię i nazwisko nadawcy,
- imię i nazwisko odbiorcy, jeśli zajdzie taka konieczność,
- krótką informację na temat tego, czego dotyczy notatka,
- treść samej notatki.
W notatkach służbowych nie ma miejsca na wyrażanie osobistych sympatii, antypatii czy przekazywanie uwag. Nawet pracodawca tworzący dokument dyscyplinujący pracownika, powinien unikać umieszczania w nim zwrotów o zabarwieniu emocjonalnym. Najważniejsze cechy notatki to rzeczowość i przejrzystość. W razie wątpliwości warto posiłkować się jednym z powszechnie dostępnych w Internecie przykładów notatki służbowej. Najlepiej wykorzystać gotowe wzory notatek służbowych w PDF, które da się wygodnie wydrukować i wypełnić zgodnie ze swoimi potrzebami.
Kiedy sporządza się notatkę służbową?
Notatka służbowa jest przygotowywana w sytuacjach, w których podjęte zostały istotne dla danej organizacji postanowienia i działania, a także podczas rozmów telefonicznych, których przebieg musi zostać przekazany pozostałym pracownikom. Nierzadko spisanie tego dokumentu jest niezbędne w przypadku, gdy występują trudności w komunikacji słownej między pracownikami (np. pracują oni z różnych miejsc), a konieczna jest wymiana informacji służbowych.
Zobacz także: Jak napisać odwołanie?
Rodzaje notatek służbowych
Można wyróżnić dwa wspomniane już rodzaje notatek służbowych – ze spotkania oraz z rozmowy telefonicznej. Pierwszy rodzaj często dotyczy pracowników, którzy otrzymują od przedsiębiorstwa polecenie sporządzenia notatki ze spotkań służbowych mających duże znaczenie dla firmy. Drugi rodzaj obejmuje ważne rozmowy telefoniczne, np. te z klientami kluczowymi dla danego przedsiębiorstwa. Pracownicy muszą utworzyć stosowny dokument, by następnie przekazać informacje pracodawcy czy też współpracownikom. Oba rodzaje powinny być przygotowywane w nieco inny sposób, dlatego warto posiłkować się wzorami notatki służbowej.
Jak przechowywać notatki służbowe?
Wspomnieliśmy już, że Kodeks pracy nie zawiera zapisu na temat notatek służbowych. Nie określa więc też dokładnych zasad dotyczących przechowywanie tego typu dokumentów. W zakładach pracy nierzadko można znaleźć pudełka bądź szuflady, w których trzyma się notatki. Umieszczane są w segregatorach lub organizerach, które umożliwiają utrzymanie porządku i gwarantują łatwy dostęp do niezbędnych w danym momencie dokumentów. Jeśli notatka służbowa zawiera informacje dotyczące konkretnego pracownika, jest ona częścią jego dokumentacji pracowniczej. Przykład stanowi notatka dyscyplinująca, która musi być przechowywana w określony sposób. Przepisy dotyczące tej kwestii znajdziemy w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10.12.2018.
Notatka służbowa ze spotkania projektowego – przykład
Tytuł: Notatka z zebrania zespołu projektowego
Data: 14 września 2022 r.
Uczestnicy:
- Jan Kowalski (koordynator projektu)
- Anna Nowak (lider zespołu)
- Michał Wiśniewski (programista)
- Kasia Kowalczyk (konsultant ds. testów)
Agenda:
- Przedstawienie postępów prac nad projektem
- Dyskusja na temat trudności i problemów napotkanych podczas realizacji projektu
- Przegląd kalendarza i ustalenie terminów kolejnych etapów projektu
- Przedstawienie postępów prac nad projektem: Jan Kowalski poinformował, że obecnie zespół jest w trakcie implementacji nowego modułu systemu. Michał Wiśniewski dodał, że prace przebiegają zgodnie z planem, jednak napotkał kilka trudności związanych z integracją nowego modułu z resztą systemu.
- Dyskusja na temat trudności i problemów napotkanych podczas realizacji projektu: Anna Nowak przedstawiła swoje obawy dotyczące terminu zakończenia projektu, sugerując przesunięcie terminu o dwa tygodnie. Po dyskusji zespołu ustalono, że zostanie wydłużony okres testów, aby zwiększyć pewność, że nowy moduł jest gotowy do produkcyjnego użytku.
- Przegląd kalendarza i ustalenie terminów kolejnych etapów projektu: Jan Kowalski przedstawił harmonogram projektu i ustalił daty kolejnych etapów: testy będą przeprowadzone między 17 a 25 września, a wdrożenie nowego modułu planowane jest na 30 września.
Podsumowanie:
- Zespół przedstawił postępy prac nad projektem i omówił problemy napotkane w trakcie realizacji
- Ustalono, że zostanie wydłużony okres testów i przesunięty termin wdrożenia
- Zatwierdzono harmonogram kolejnych etapów projektu
Podpis:
- Jan Kowalski
