Pismo urzędowe – Wzór
Spis treści:
Chyba nie ma na świecie człowieka, który z radością podchodziłby do załatwiania spraw urzędowych. Najczęściej kojarzą się one z poszukiwaniem odpowiedniego numeru pokoju, wyczekiwaniem w długich kolejkach oraz sztywną papierologią, często niezrozumiałą dla przeciętnego obywatela. Każdy z nas choć raz w życiu był bądź będzie zobowiązany do złożenia w urzędzie oficjalnego pisma. Większość z nas jednak nie ma pojęcia, jak taki dokument stworzyć. Wyszukiwanie gotowych wzorów dostępnych w Internecie nie zawsze okazuje się dobrym pomysłem, ponieważ mogą one pochodzić z nieznanych źródeł i zostać stworzone przez osoby niekompetentne, co za tym idzie nasz dokument może nie zostać rozpatrzony. Jeśli pismo urzędowe, które musimy złożyć nie jest na tyle skomplikowane, że wymaga pomocy prawnika, spróbujmy stworzyć je samodzielnie. Bardzo pomocny w tym przypadku może okazać się poradnik ze wskazówkami, jak poprawnie napisać pismo urzędowe.
Pismo urzędowe – rodzaje dokumentów
W przypadku pism urzędowych najczęściej korzystamy z trzech form dokumentów: wniosku, podania bądź prośby. Do każdej formy stosujemy język oficjalny, jako że są one kierowane do instytucji publicznych takich jak urzędy, instytucje, firmy, placówki oświatowe czy konkretne osoby pełniące określoną funkcję (wójt, sołtys, prezydent itd.).
Na stronach urzędowych możemy dowiedzieć się, który rodzaj dokumentu jest wymagany w przypadku sprawy, którą chcemy załatwić. Kiedy już wiemy, który rodzaj wniosku musimy stworzyć, możemy przystąpić do pisania.
Sprawdź także: Jak napisać upoważnienie?
Obowiązkowe elementy pisma urzędowego
Dobrze napisane pismo urzędowe powinno zawierać kilka kluczowych elementów:
Poprawny format dokumentu
Do napisania pisma należy użyć białej kartki bądź papieru kancelaryjnego o formacie A4. Niedopuszczalne jest tworzenie dokumentu na arkuszach wyrwanych z zeszytu, niechlujnych, zabrudzonych czy pogniecionych.
Odpowiednie umiejscowienie treści
Tworząc pismo, pamiętaj o niezmiennym układzie poszczególnych treści:
- miejscowość i datę powinno się umieścić w prawym górnym rogu dokumentu,
- dane wnioskodawcy tj. imię, nazwisko, miejsce zamieszkania, numer telefonu kontaktowego, adres e-mail należy umieścić w lewym górnym rogu dokumentu (nieco niżej niż miejscowość i datę),
- dane osoby/instytucji, do której kierujemy pismo (konkretna osoba, jeśli nie znamy tożsamości osoby to należy wpisać funkcję jaką ona pełni np. „Dyrektor Szkoły Podstawowej…”, „Zarząd firmy…”, „Dyrektor Działu…” Itd.) powinny zostać umieszczone po prawej stronie dokumentu, poniżej danych wnioskodawcy,
- znaki powoławcze tzn. znaki przydzielające pismo do konkretnej sprawy, np. numer sprawy, umowy, aktu, jeśli takie posiadamy, należy je umieścić po lewej stronie ok. 2-3 linijki poniżej danych adresata,
- tytuł pisma (tj. podanie, wniosek bądź prośba) powinien znaleźć się na środku strony, poniżej danych adresata, nadawcy i ewentualnych znaków powoławczych, tytuł dokumentu powinien się wyróżniać (najlepiej, żeby był napisany wielkimi bądź pogrubionymi literami).
Jak napisać pismo urzędowe?
Pamiętaj, że pismo urzędowe należy pisać z wykorzystaniem oficjalnego języka. To znaczy, że zwroty i charakter wypowiedzi nie będzie taki sam, jak język, którym posługujemy się na co dzień. Aby uniknąć chaosu, wniosek należy podzielić na cztery główne części: wstęp, rozwinięcie, uzasadnienie i zakończenie. Każda z nich będzie napisana w sposób prosty, poukładany, bez niejasności, aby urzędnik, w którego ręce zostanie przekazany nasz dokument, nie miał problemów z jego zrozumieniem i poddaniem dalszemu rozpatrzeniu.
- We wstępie kluczowym elementem jest wyjaśnienie w skrócie, czego pismo będzie dotyczyć. Jeśli dokument jest powiązany z wcześniejszą korespondencją, należy poinformować o tym właśnie we wstępie.
- Następnie przechodzimy do rozwinięcia. Tutaj należy zawrzeć wszystkie merytoryczne informacje, które musisz przekazać adresatowi. Staraj się pisać bez zawiłości, aby twoja wypowiedź była przejrzysta i zrozumiała. Pamiętaj, aby nie pominąć żadnych kluczowych informacji.
- Uzasadnienie należy umieścić tylko i wyłącznie wtedy, kiedy jest wymagane. Najlepiej sformułować je w sposób „Swoją prośbę uzasadniam tym, że…”
- Każde pismo urzędowe należy zakończyć w odpowiedni sposób. Powinno zawierać krótkie podsumowanie informacji zawartych w rozwinięciu, głównie wniosków. W zakończeniu warto umieścić prośbę o pozytywne/w miarę szybkie rozpatrzenie podania oraz prośbę o informację zwrotną.
Pamiętaj, aby po zakończeniu zapisać zwrot grzecznościowy np. „Z wyrazami szacunku” bądź „Z poważaniem”. Pod zwrotem grzecznościowym należy złożyć własnoręczny, czytelny podpis.
Co więcej, jeśli do pisma urzędowego chcemy dołączyć inne dokumenty, należy je wyróżnić jako załączniki na dole strony dokumentu.
Poniżej dostępny jest wzór pisma urzędowego, na którym dokładnie pokazano, jak należy rozmieścić poszczególne elementy.
Sprawdź także: Jak napisać podanie?
Pismo urzędowe – o czym warto pamiętać?
Poza podstawowymi zasadami, którymi należy się kierować podczas tworzenia pisma urzędowego, warto wziąć pod uwagę kilka dodatkowych aspektów:
- Pamiętaj, aby podczas tworzenia pisma urzędowego korzystać z aktualnych i sprawdzonych źródeł informacji! Przypisy i normy prawne podlegają bardzo częstym modyfikacjom, przez co nie trudno o pomyłkę podczas kopiowania ich z internetu.
- W przypadku pism kierowanych do instytucji sądowniczych bądź innych instytucji publicznych mogą obowiązywać nas konkretne terminy składania danego wniosku – najczęściej 7 bądź 14-dniowe (nie wliczając w nie weekendów oraz świąt). W przypadku przekroczenia określonego terminu możemy liczyć się z nałożeniem na nas np. ponaglenia bądź kary finansowej.
Samodzielne stworzenie pisma urzędowego nie jest rzeczą trudną. Stosując się do powyższych wskazówek, jesteś w stanie samodzielnie napisać dokument bez większych problemów. Jeśli jednak nadal uważasz, że jest to dla Ciebie zbyt skomplikowane, bądź po prostu chcesz oszczędzić czas, to poniżej znajdziesz darmowy wzór pisma urzędowego do pobrania.
Wzór pisma urzędowego
