Jak napisać protokół? – Wzór



Protokoły to nieodłączny element działalności wielu instytucji, firm i organizacji. Są one ważnym narzędziem dokumentującym przebieg spotkań, rozmów czy negocjacji oraz podejmowane w nich decyzje. Poprawnie sporządzony protokół może być bardzo przydatny w późniejszej pracy, umożliwiając łatwiejsze odnalezienie uzgodnień i zobowiązań, a także wyjaśnienie niejasności i rozwiązywanie ewentualnych sporów. Jednakże, dla wielu osób, szczególnie dla początkujących, sporządzenie protokołu może być trudnym zadaniem. W niniejszym artykule przedstawimy kilka wskazówek dotyczących tego, jak napisać protokół, aby był on klarowny, precyzyjny i zrozumiały dla wszystkich uczestników spotkania.

Co to jest protokół?

Protokół to oficjalny zapis przebiegu spotkania, rozmowy, negocjacji, czy innych działań podejmowanych przez grupę osób. Zazwyczaj protokół zawiera szczegółowe informacje o omawianych kwestiach, podejmowanych decyzjach oraz zobowiązaniach wynikających z dyskusji. Protokoły są często wykorzystywane jako narzędzie komunikacji między różnymi osobami i instytucjami, które potrzebują dokładnego zapisu podejmowanych decyzji i ustaleń. Protokoły są również ważnym źródłem informacji dla osób, które nie uczestniczyły w danej rozmowie lub spotkaniu, a chcą zapoznać się z jego przebiegiem i wynikami.

Jak napisać protokół?

Aby napisać protokół, należy przestrzegać kilku ważnych zasad:

  1. Określ cel i zakres protokołu: Zanim zaczniesz pisać, musisz wiedzieć, co chcesz osiągnąć i jakie zagadnienia chcesz omówić.
  2. Użyj jasnego języka: Protokół powinien być zrozumiały dla wszystkich uczestników, dlatego warto unikać skomplikowanych zwrotów i specjalistycznych słów.
  3. Zachowaj porządek: Protokół powinien mieć logiczny układ i być podzielony na sekcje, aby ułatwić czytanie i zrozumienie.
  4. Dokładnie odnotuj wszystkie decyzje i ustalenia: Protokół powinien zawierać wszystkie ważne informacje, takie jak daty, osoby odpowiedzialne za zadania i podejmowane decyzje.
  5. Dostosuj protokół do swojego celu: Protokół może różnić się w zależności od celu spotkania lub dyskusji. Dlatego ważne jest, aby dopasować protokół do konkretnych potrzeb.
Zobacz także: Jak napisać raport?

Przykładowy wzór protokołu:

  1. Nagłówek z datą, godziną i miejscem spotkania oraz listą uczestników.
  2. Omówienie i zatwierdzenie poprzedniego protokołu (jeśli spotkanie jest kontynuacją wcześniejszego).
  3. Przebieg spotkania: omówienie kolejnych tematów i podejmowanych decyzji.
  4. Podsumowanie i ustalenia: W tym miejscu należy podsumować decyzje, zadania i ustalenia, które zostały podjęte w trakcie spotkania.
  5. Termin kolejnego spotkania i zakończenie protokołu.

Pamiętaj, że protokół powinien być zawsze dokładny, klarowny i łatwy do zrozumienia, aby umożliwić uczestnikom wykorzystanie go jako narzędzia do dalszej pracy.

Zobacz także: Jak napisać sprawozdanie?

Z czego składa się protokół?

Protokół składa się zazwyczaj z następujących elementów:

  1. Nagłówka – zawierającego informacje o miejscu i czasie spotkania, nazwiska osób biorących udział w spotkaniu oraz nazwę instytucji, której dotyczy protokół.
  2. Informacji wprowadzających – mogących zawierać zarys porządku obrad lub prezentację, na której opierały się dyskusje.
  3. Omówienia punktów porządku dziennego – zawierającego opis dyskusji i podejmowanych decyzji w ramach każdego punktu porządku dziennego.
  4. Ustaleń – zawierających wnioski i decyzje, które zostały podjęte na spotkaniu.
  5. Podsumowania – zawierającego przypomnienie i podsumowanie postanowień podejmowanych w trakcie spotkania.
  6. Sygnatury – zawierającego imiona i nazwiska osób odpowiedzialnych za podpisanie protokołu oraz datę, na którą został sporządzony.

Wszystkie elementy protokołu powinny być skonstruowane w sposób jasny i precyzyjny, aby osoby, które nie uczestniczyły w spotkaniu, mogły zrozumieć cały przebieg dyskusji i decyzji podejmowanych na spotkaniu.

Wzór protokołu z zebrania


wzór protokołu z zebrania


Przykładowy protokół z zebrania z rodzicami


Zebranie z rodzicami w sprawie organizacji wycieczki szkolnej.
Data: 15 kwietnia 2023 r.
Miejsce: Sala gimnastyczna Szkoły Podstawowej nr 10 w Gdańsku.

Obecni:

  1. Jan Kowalski
  2. Maria Nowak
  3. Piotr Lewandowski
  4. Anna Wiśniewska
  5. Katarzyna Nowicka

Porządek dzienny:

  1. Powitanie uczestników i przedstawienie planu zebrania.
  2. Omówienie celów wycieczki szkolnej.
  3. Omówienie trasy i programu wycieczki.
  4. Dyskusja na temat kosztów i sposobów finansowania wycieczki.
  5. Wolne wnioski i pytania.

Omówienie punktów porządku dziennego:

Ad. 1. Powitanie uczestników i przedstawienie planu zebrania.
Przewodniczący spotkania przywitał wszystkich uczestników i przedstawił plan zebrania.

Ad. 2. Omówienie celów wycieczki szkolnej.
Pani dyrektor przedstawiła cel i założenia planowanej wycieczki szkolnej. Uczniowie mieliby okazję poznać zabytki kultury i historii Gdańska.

Ad. 3. Omówienie trasy i programu wycieczki.
Przewodnik przedstawił trasę i program wycieczki. Wycieczka miała trwać 2 dni, a program obejmował zwiedzanie najważniejszych zabytków Gdańska, m.in. Muzeum Narodowe, Kościół Mariacki, Dwór Artusa.

Ad. 4. Dyskusja na temat kosztów i sposobów finansowania wycieczki.
Rodzice wyrazili zgodę na koszty wycieczki i uzgodnili, że każde dziecko będzie musiało wnieść wkład w wysokości 300 zł. Przyjęto także, że istnieje możliwość skorzystania z programu dofinansowania wycieczki przez Urząd Miasta.

Ad. 5. Wolne wnioski i pytania.
Podczas wolnych wniosków i pytań uczestnicy zgłaszali kwestie dotyczące organizacji wycieczki oraz wyrażali swoje opinie na temat programu i kosztów.

Podsumowanie:
Przewodniczący podsumował przebieg zebrania i przedstawił uzgodnione decyzje. Zgodnie z ustaleniami, wycieczka odbędzie się w czerwcu 2023 roku, a rodzice zobowiązali się do wpłaty wkładu w koszt wycieczki w ciągu najbliższych dwóch tygodni.

Sygnatury:
Pod protokołem podpisali się:
Przewodniczący zebrania – Jan Kowalski
Pani dyrektor szkoły – Maria Nowak
Przewodnik wycieczki – Piotr Lewandowski
Opiekun grupy – Anna Wiśniewska
Rodzic – Katarzyna Nowicka

Protokół został zakończony o godzinie 19:30.


Czy ta strona była dla Ciebie przydatna?

Kliknij gwiazdkę, aby ocenić!

Średnia ocena / 5. Liczba opinii:

Na razie brak głosów! Bądź pierwszą osobą, która oceni ten post.

Udostępnij:

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.